Integrar o software de contabilidade QuickBooks Desktop com a Shopify

Observação

Em 7 de novembro de 2023, a frequência de sincronização entre a Shopify e o QuickBooks Desktop por meio do app QuickBooks Desktop Connector foi alterada de cada 5 minutos para uma vez por dia, no horário de sua preferência. Vale lembrar que também há uma opção de sincronização manual disponível.

As informações desta página se aplicam apenas aos lojistas do QuickBooks Desktop POS que estão migrando para a Shopify. Saiba mais sobre a migração do QuickBooks Desktop POS.

Se você estiver usando o software de contabilidade QuickBooks Desktop, poderá integrar sua conta do app QuickBooks Desktop ao Shopify PDV. Essa ação sincroniza todos os dados comerciais e contábeis, como compras e vendas, com o seu sistema contábil.

Para iniciar a integração, você precisa configurar suas preferências fiscais, gerar um token de app e mapear sua conta.

Considerações sobre a integração do software de contabilidade QuickBooks Desktop com a Shopify

Antes de iniciar a integração, analise as seguintes considerações:

• Crie a conta da Shopify com um código promocional ou ID exclusivo.
• Verifique se você instalou a versão mais recente do app QuickBooks Desktop no desktop.
• Confirme se você tem o app QuickBooks Desktop Connector instalado no admin da Shopify. Caso não tenha, acesse a Shopify App Store e instale-o na sua loja.
• Inicie a integração do QuickBooks Desktop no mesmo desktop do QuickBooks Desktop POS.
• Se você usa o QuickBooks Desktop POS, conclua a migração de dados antes de iniciar a integração do software de contabilidade QuickBooks Desktop com a Shopify.
• Se você usa o QuickBooks Online em vez do QuickBooks Desktop, o app QuickBooks Desktop Connector não será necessário para integrar os dados à Shopify. Nesse caso, basta instalar o app QuickBooks Online na loja da Shopify.
• O processo de integração só pode ser concluído uma vez e não pode ser repetido. Se você precisar reinicializar a integração, entre em contato o atendimento dedicado.

Etapa 1: configurar suas preferências fiscais

Antes de iniciar a integração, você precisa configurar suas preferências de tributos no QuickBooks Desktop.

Etapas:

1. No desktop, abra o app QuickBooks Desktop.
2. Clique em Edit ("Editar") > Preferences ("Preferências").
3. Na seção Do you charge sales tax ("Você cobra tributo sobre vendas"), selecione Yes ("Sim").

4. Selecione ou adicione um item de tributo sobre vendas:

   • Se você tiver o item de tributo sobre vendas mais comum, selecione-o no campo Most common sales tax item ("Item de tributo sobre vendas mais comum").
   • Para adicionar um novo item de tributo sobre vendas, faça o seguinte:
     1. Clique em Add sales tax item ("Adicionar item de tributo sobre vendas").
     2. Em Sales Tax Name ("Nome do tributo sobre vendas"), dê um nome ao item de tributo sobre vendas.
     3. No campo Description ("Descrição"), insira Sales Tax ("Tributo sobre vendas").
     4. No campo Tax Rate (%) ("Percentual da alíquota"), insira 0%.
     5. Clique em OK.

5. Clique em OK.

Etapa 2: gerar um token no app

Depois de configurar as preferências de tributos, você precisa gerar um token de app no software de contabilidade QuickBooks Desktop.

Etapas:

1. No desktop, abra o app QuickBooks Desktop.
2. Clique em File ("Arquivo") > App Management ("Gerenciamento de apps") > Manage Web Apps ("Gerenciar apps da Web").
3. No campo Search Apps ("Pesquisar apps"), insira e pesquise Shoppinpal QBD connector ("Conector Shoppinpal QBD").
4. Na coluna Action ("Ação"), clique em Set up ("Configurar").
5. Clique em Generate token ("Gerar token").
6. Clique em Copy to clipboard ("Copiar para a área de transferência").

Etapa 3: mapear a conta e iniciar a integração

Para iniciar a integração usando o app QuickBooks Desktop Connector no admin da Shopify, adicione o token do app, mapeie os campos de dados do QuickBooks com categorias da Shopify e adicione a chave de API do Stocky.

Você também precisa selecionar como quer compartilhar dados com software de contabilidade QuickBooks Desktop. Você pode escolher de dois modos de sincronização:

• Summary mode ("Modo Resumo"): envia dados resumidos para o software de contabilidade QuickBooks Desktop. Se você usa a versão do QuickBooks Desktop Pro ou Premier e tem mais de 14.500 linhas de dados combinados, é necessário selecionar o modo de sincronização de resumo.
• Detailed mode ("Modo Detalhado"): envia informações completas das entidades, como nomes e descrições, para o software de contabilidade QuickBooks Desktop.

Saiba mais sobre o mapeamento de dados do QuickBooks e da Shopify.

Etapas:

1. No admin da Shopify, clique em Configurações > Apps e canais de vendas.

2. Na página Apps e canais de vendas, clique em QuickBooks Desktop Connector.

3. Clique em Abrir app.

4. No app QuickBooks Desktop Connector, clique em Start integration ("Iniciar integração").

5. Revise as instruções de preferências de tributo sobre vendas e clique em Generate app token next ("Gerar token de app a seguir").

6. Na seção D. Enter token ("D. Inserir token"), adicione o token do app e clique em Next ("Avançar").

7. Na seção Account mapping ("Mapeamento da conta"), selecione os campos do QuickBooks que correspondam às categorias da Shopify. Por exemplo, a categoria COGS account ("Conta COGS") corresponde ao campo Custo de mercadorias vendidas.

8. Na seção Sincronizar agendador , escolha o modo de sincronização: manual ou automatizado.

   • Opcional: no caso da sincronização automatizada, escolha a hora do dia que ela vai ocorrer. Observe que a sincronização ocorre em uma janela de tempo de 15 minutos. É possível realizar uma sincronização manual a qualquer momento.

9. Na seção Sync mode ("Modo de sincronização"), selecione o modo Summary ("Resumo") ou Detailed ("Detalhado") para Customer ("Cliente"), Inventory ("Estoque") e Vendor ("Fabricante").

10. Em Enter Stocky's API key to start the sync ("Insira a chave de API do Stocky para iniciar a sincronização"), insira sua chave de API do Stocky.

11. Clique em Start integration ("Iniciar integração").

Para sincronizar os dados financeiros e de vendas com o software de contabilidade QuickBooks Desktop, mantenha o app QuickBooks Desktop Connector instalado no admin da Shopify após a integração. Você pode iniciar uma sincronização manual de seus dados a qualquer momento no app QuickBooks Desktop Connector. Além disso, é possível configurar uma sincronização diária automática que permite agendar a sincronização de dados.