Henkilöstön hallinta

Voit lisätä henkilöstötilejä kauppaasi, jolloin tiimisi jäsenet voivat suorittaa erilaisia tehtäviä Shopify Adminissa. Henkilöstötileille voidaan määrittää tiettyjä käyttöoikeuksia, jotka antavat sinulle mahdollisuuden hallita sitä, mitä henkilöstösi voivat tarkastella ja tehdä Shopify Adminissa tai Shopify POS -myyntipisteessä. Lisähenkilöstötilien lisääminen on käytettävissä vain Shopify-sopimuksessa ja sitä laajemmilla sopimuksilla. Basic Shopify- ja Shopify Starter -sopimukset eivät tue henkilöstötilien lisäämistä. Lisättävissä olevien henkilöstötilien määrä riippuu kauppasi hinnoittelusopimuksesta. Kaupan omistajaa ei lasketa mukaan henkilöstön tilirajoihin.

Henkilöstön tilirajat

Suurin mahdollinen henkilöstötilien määrä riippuu kauppasi Shopify-tilaussopimuksesta. Tässä on erittely kunkin sopimuksen henkilöstötilien rajoista:

• Pause and Build: 15 henkilöstötiliä.
• Shopify: 5 henkilöstötiliä.
• Advanced Shopify: 15 henkilöstötiliä.
• Shopify Plus: Rajoittamaton määrä henkilöstötilejä.

Seuraavat sopimukset eivät tue henkilöstötilien lisäämistä eivätkä myöskään sisällä henkilöstötilejä:

• Basic Shopify: 0 henkilöstötiliä.
• Shopify Starter: 0 henkilöstötiliä.

Henkilöstötilit ja hinnoittelusopimukset

Basic Shopify- ja Shopify Starter -sopimukset eivät tue henkilöstötilien lisäämistä. Jos käytössäsi on jokin näistä sopimuksista ja haluat lisätä työntekijöitä, sinun on päivitettävä laajempaan sopimukseen, kuten Shopify, Advanced Shopify tai Shopify Plus.

Huomaa

Jos siirryt suppeampaan sopimukseen, jossa on pienempi henkilöstörajoitus, työntekijöiden tilit jäädytetään. Työntekijöiden tilit jäädytetään seuraavassa järjestyksessä:

1. kutsutut käyttäjät, jotka eivät ole hyväksyneet kutsua, alkaen viimeksi kutsutuista
2. aktiiviset henkilöstön jäsenet viimeisen kirjautumispäivänsä perusteella alkaen työntekijästä, joka on ollut epäaktiivinen pisimpään.

Oletusarvoisesti henkilöstöllä ei ole lainkaan käyttöoikeuksia, joten ne täytyy antaa heille erikseen. Osaan toiminnoista on vain kaupan omistajan oikeudet. Valitse ja mieti tarkkaan käyttöoikeudet henkilöstöllesi. Luo turvallisuussyistä vain yksi henkilöstön kirjautumistunnus henkilöstöä kohti.

Huomio

Jotkin käyttöoikeudet antavat henkilökunnalle pääsyn yksityisiin kaupan ja asiakkaiden tietoihin. Anna nämä arkaluonteisten tietojen käyttöoikeudet vain luotettavimmille työntekijöille.

Harkitse luottamusta vaativien tehtävien jakamista useiden työntekijöiden kesken, jotta haavoittuvuusriski ei kohdistu yksittäisen työntekijän tiliin.

Kehota koko henkilöstöä aktivoimaan tililleen 2-vaiheinen tunnistautuminen.

Kirjautumistunnuksen antaminen työntekijälle auttaa häntä myös saamaan kohdennetumpaa tukea. Shopify-tuki tarjoaa neuvoa ja apua käyttöoikeuksien perusteella. Kun henkilöllä on henkilöstötili, Shopify-tuki voi antaa tarkennetusti apua kaikilla Adminin alueilla, joihin hänellä on pääsy. Jos henkilöstötiliä ei ole, Shopify-tuki voi antaa vain yleisiä neuvoja.

Henkilöstön lisääminen

Voit lisätä Shopify-kauppaasi henkilöstötilejä, jolloin kauppaan voi kirjautua sisään erillisinä käyttäjinä. Henkilöstöä voi lisätä vain kaupan omistaja tai Muokkaa käyttöoikeuksia- ja Lisää ja poista henkilöstöä -käyttöoikeuksiin kuuluvat.

Jos haluat lisätä henkilöstöä, joka voi kirjautua sisään Adminiin ja Shopify POS -sovellukseen lisätäksesi vain POS-oikeutettuja, tarvitset myös Hallinnoi myyntipisteen henkilöstöä -käyttöoikeudet sekä tarvittavat Shopify POS -käyttöoikeudet.

Vaiheet:

1. Klikkaa Shopify Adminissa Asetukset > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
2. Klikkaa Lisää henkilöstöä.
3. Anna työntekijän koko nimi siinä muodossa, jossa se on viranomaisen myöntämässä henkilöllisyystodistuksessa. Anna lisäksi hänen sähköpostiosoitteensa.

4. Tee jompikumpi:

   • Valitse, mitä käyttöoikeuksia haluat antaa henkilöstön jäsenelle.
   • Anna henkilölle kaikki käytettävissä olevat käyttöoikeudet klikkaamalla Valitse kaikki.

5. Klikkaa Lähetä kutsu.

Työntekijä saa kutsun sähköpostilla. Kutsut tunnusten luomiseksi vanhenevat seitsemässä päivässä.

Henkilöstön luominen

Henkilön lisäämisen jälkeen hänen on hyväksyttävä kutsusi, jotta kirjautumis­tunnusten määrittäminen voidaan suorittaa loppuun.

Vaiheet:

1. Kutsusähköpostissa klikataan Luo henkilöstöä ja sitten hyväksy kutsu.

2. Valinnaista: jos haluat luoda Shopify-tilin, anna seuraavat tiedot:

   • sähköpostiosoite
   • etunimi ja sukunimi
   • puhelinnumero (valinnainen)
   • salasana

3. Klikkaa Luo tili.

Shopify POS -käyttöoikeuksien antaminen

Jos olet kaupan omistaja tai sinulla on Muokkaa henkilöstön käyttöoikeuksia -luvat, voit antaa olemassa olevalle henkilöstölle pääsyn Shopify Adminiin ja Point of Sale (POS) -sovellukseen.

Vaiheet:

1. Klikkaa Shopify Adminissa Asetukset > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
2. Klikkaa henkilön nimeä.
3. Klikkaa Point of Sale -käyttöoikeus -osiossa Point of Sale -käyttöoikeus.
4. Valitse POS-rooli-luettelosta työntekijälle annettava rooli.
5. Valinnainen: Voit luoda toisen PIN-koodin oletusarvoisen PIN-koodin tilalle klikkaamalla PIN-osiossa Luo satunnainen PIN-koodi tai kirjoittamalla sellaisen. Henkilöstö käyttää tätä PIN-koodia päästäkseen Shopify POS -sovellukseen, joten varmista, että he tietävät koodinsa.
6. Klikkaa Tallenna.

Voit myös luoda ja määrittää rooleja Shopify POS -henkilöstölle. Lue lisää myyntipisteen henkilöstön hallinnoimisesta.

Henkilöstön hallinnoiminen

Kaupan omistajat ja henkilöstö voivat muokata tilitietojaan ja lisätä kuvan, kun he ovat kirjautuneena Shopify Adminiin omilla tunnuksillaan. Voit muokata vain oman tilisi tietoja.

Henkilöstön käyttöoikeuksien muokkaaminen

Vain kaupan omistaja tai Muokkaa käyttöoikeuksia -luvan alaiset voivat muokata muiden käyttöoikeuksia henkilöstössä. Mahdollisuutesi muokata oikeuksia muiden puolesta riippuu omista käyttöoikeuksistasi, etkä välttämättä voi muokata niitä kaikissa tapauksissa. Lue lisää Muokkaa käyttöoikeuksia -oikeudesta.

Vaiheet:

1. Siirry Shopify Adminissa kohtaan Asetukset > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
2. Klikkaa henkilön nimeä.

3. Seuraavat vaihtoehdot:

   • Valitse henkilöstön jäsenelle annettavat käyttöoikeudet.
   • Tyhjennä poistettavat käyttöoikeudet.
   • Anna henkilölle kaikki käytettävissä olevat käyttöoikeudet klikkaamalla Valitse kaikki.

4. Klikkaa Tallenna.

Henkilöstön yksityiskohtien päivittäminen

Voit aina tehdä muutoksia omiin kirjautumistunnuksiisi, jos haluat päivittää tilitietojasi.

Vaiheet:

1. Klikkaa Shopify-ylläpitäjässä kaupan nimeä ja tilin kuvaa.

2. Klikkaa Hallinnoi tiliä.

3. Päivitä tilisi tiedot.

4. Klikkaa Tallenna.

Henkilöstön sähköpostiosoitteiden päivittäminen

Jos käytät Shopify-tiliä ja vaihdat sähköpostiosoitteesi, se päivitetään kaikissa Shopify-tiliisi yhdistetyissä kaupoissa.

• Jos nykyisen työntekijän sähköpostiosoite kaipaa päivitystä, lisää uusi henkilöstön jäsen ja anna uusi sähköpostiosoite.
• Jos haluat päivittää kaupan omistajan sähköpostiosoitteen, lisää uusi henkilöstön jäsen ja siirrä omistajuus hänelle.

Henkilöstön laitekäyttöoikeuksien peruminen

Jos työntekijäsi hoitaa Shopify-kauppasi asioita sovelluksella tai laitteella ja laite katoaa, voit kirjata työntekijän ulos ja edellyttää kirjautumista uudelleen. Näin voit estää vääriä käyttäjiä pääsemästä kauppaasi.

Vain kaupan omistaja tai Peru muun henkilöstön käyttöoikeus­tunnukset -oikeuksien haltija voi peruuttaa työntekijän laitteen käyttöoikeudet.

Vaiheet:

1. Klikkaa Shopify Adminissa Asetukset > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
2. Klikkaa henkilön nimeä.
3. Klikkaa laitteen tai sovelluksen vieressä Kumoa käyttöoikeus.
4. Vahvista klikkaamalla Kumoa.

Henkilöstön jäsen ei voi käyttää kauppaa kyseisellä laitteella kirjautumatta sisään uudelleen.

Henkilöstötilien deaktivoiminen tai uudelleenaktivoiminen

Voit deaktivoida työntekijän tilin ja estää hänen pääsynsä kauppaan. Turvallisuussyistä käyttämättömät henkilöstön kirjautumistunnukset kannattaa deaktivoida. Jos deaktivoit sellaisen henkilöstön jäsenen tilin, joka on Shopify Credit ‑luottokortin toissijainen kortinhaltija ja jolla on aktiivisia kortteja, kyseisen kortinhaltijan kortit lukitaan automaattisesti eikä niitä voi käyttää.

Vaiheet:

1. Klikkaa Shopify Adminissa Asetukset > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
2. Klikkaa henkilön nimeä.
3. Klikkaa Estä pääsy.
4. Klikkaa Estä.

Voit aktivoida henkilön tilin uudelleen milloin tahansa klikkaamalla Aktivoi uudelleen. Jos aktivoit uudelleen sellaisen henkilöstön jäsenen tilin, joka on Shopify Credit ‑kortin toissijainen haltija ja jolla on aktiivisia kortteja, kyseisen kortinhaltijan korttien lukitus avataan automaattisesti.

Henkilön tilin poistaminen kaupastasi

Kaupan omistajat ja Lisää ja poista henkilöstöä -käyttöoikeuksien haltijat voivat poistaa työntekijän tilin kaupasta. Tätä toimintoa ei voi kumota. Jos poistettava tili on useamman työntekijän käytössä, luo ensin aktiivisille jäsenille erillinen henkilöstötili.

Jos poistat sellaisen henkilöstön jäsenen tilin, joka on Shopify Credit ‑luottokortin toissijainen kortinhaltija ja jolla on aktiivisia kortteja, kyseisen kortinhaltijan kortit peruutetaan automaattisesti eikä niitä voi käyttää.

Vaiheet:

1. Klikkaa Shopify Adminissa Asetukset > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
2. Klikkaa henkilön nimeä.
3. Jos haluat poistaa työntekijän pysyvästi kaupastasi, klikkaa Poista [työntekijän nimi].
4. Anna sen henkilöstötilin salasana, johon olet kirjautunut, ja klikkaa sitten Poista.

Henkilön tili poistetaan pysyvästi kaupastasi, eikä se ole enää käytettävissä Shopify Adminissa.

Yhteistoimitilin poistaminen

Voit poistaa yhteistoimitilin kaupastasi lopullisesti. Tätä toimintoa ei voi myöhemmin peruuttaa.

Vaiheet:

1. Klikkaa Shopify Adminissa Asetukset > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
2. Klikkaa yhteistoimijan nimeä.
3. Klikkaa Poista yhteistoimitili.
4. Kirjoita salasana ja klikkaa Kirjaudu sisään.

Yhteistoimitili poistetaan pysyvästi kaupastasi, eikä se ole enää käytettävissä Shopify Adminissa. Yhteistoimijan nimi ja toiminnot näkyvät edelleen kaikissa asiaankuuluvissa aikajanoissa, kuten kaupan toimintalokissa ja tilauksen aikajanalla.

Jos haluat antaa yhteistoimijalle käyttöoikeudet uudelleen, yhteistoimijan on lähetettävä yhteistoimijapyyntö uudelleen.

Kaupan omistajuuden siirtäminen

Shopify Plus

Seuraavat toimenpiteet siirtävät yhden kaupan omistajuuden. Jos haluat siirtää yksittäisen kaupan, joka kuuluu usean kaupan Shopify Plus ‑organisaatioon, voit tehdä sen organisaatioasetusten avulla. Jos haluat siirtää organisaation omistajuuden, ota yhteys Shopify Plus ‑tukeen.

Voit valita jonkun toisen henkilön kaupan omistajaksi ja siirtää kaupan omistajuuden hänelle.

Huomioitavaa kaupan omistajuutta siirrettäessä

Tarkista seuraavat seikat ennen kaupan omistajuuden siirtämistä:

• Kaupallasi voi olla kerrallaan vain yksi omistaja. Vain kaupan omistajalla voi olla täysi pääsy kaikkiin Shopify Adminin osiin ja tilin tietojen hallintaoikeus. Jos valitset toisen työntekijän kaupan omistajaksi, menetät rajattoman pääsyn etkä voi välttämättä jatkossa muuttaa henkilöstön käyttöoikeuksia.
• Kun myyt tai annat kaupan uudelle omistajalle, muista päivittää laskutus- ja Shopify Payments -tiedot, jos ne on määritetty. Uuden omistajan on tehtävä seuraavat toimet mahdollisimman pian kaupan siirron jälkeen:
  • Päivittää laskutustietonsa. Tämä on tärkeää, jotta vältytään veloittamasta alkuperäisen omistajan maksutapaa.
  • Ota yhteyttä Shopify-tukeen ja pyydä olemassa olevien Shopify Payments -tietojen päivittämistä hänen omiin tietoihinsa. Tämä on tärkeää verotuksellisista syistä.

Vaiheet:

1. Kirjaudu kauppaasi kaupan omistajana.

2. Klikkaa Shopify Adminissa Asetukset > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.

3. Klikkaa Siirrä omistajuus.

4. Anna kaupan uuden omistajan sähköpostiosoite ja myös hänen nimensä, jos hän ei kuulu olemassa olevaan henkilöstöön.

5. Vahvista muutos antamalla salasana.

6. Klikkaa Siirrä kaupan omistajuus.

Kirjautumishistorian tarkasteleminen

Kaupan omistajana tai Muokkausoikeudet omaavana työntekijänä voit tarkastella kenen tahansa kirjautumishistoriaa. Työntekijät voivat nähdä myös omat kirjautumishistoriansa.

Pidä silmällä työntekijöiden kirjautumishistoriaa säännöllisesti ja tarkista, ettei kirjautumisia ole tullut tuntemattomien Internet-palveluntarjoajien, sijaintien tai IP-osoitteiden kautta. Sellainen voi viitata tilin vaarantumiseen.

Vaiheet:

1. Klikkaa Shopify Adminissa Asetukset > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
2. Klikkaa henkilön nimeä.
3. Viimeaikainen kirjautumishistoria -osiossa näkyy viisi uusinta kirjautumisistuntoa ja jokaisesta istunnosta:
   • päivämäärä
   • IP-osoite
   • ISP (Internet-palveluntarjoaja)
   • työntekijän sijainti kirjautumisen yhteydessä
   • verkkoselaimen ja käyttöjärjestelmän versio, jonka voit tarkistaa viemällä hiiren kursorin tietosymbolin päälle