Förstå och minska hanteringstid

Hanteringstid är tiden från det att en kund har lagt en order till det att ordern är distribuerad av företaget. Ordrar som kräver frakt betraktas som uppfyllda när företaget levererar leveransen till ett budföretag.

Att granska en order, skriva ut fraktsedlar, förpackningsprodukter och lämna över leveranser till ett budföretag bidrar till hanteringstiden för en order.

Beroende på ditt företag kommer du att ha varierande kontroll över hanteringstiden. Om du använder dropship kontrollerar du endast vilka leverantörer du arbetar med och hur snabbt du lägger dina ordrar hos dem. Om du levererar produkter själv kan du kontrollera allt från hur snabbt du paketerar produkten till när du lämnar leveranser till budföretag.

Hanteringstidens påverkan

Snabbare hanteringstider kan ge följande fördelar:

• Mindre kostsam frakt – Du kan välja att ha långsammare fraktalternativ och ändå få leveranser att komma fram inom rimliga tidsramar.
• Högre kundnöjdhet – Om en kund får sin order snabbt kan det öka tilliten till ditt företag och ge en positiv upplevelse. Detta kan leda till större chans att kunden beställer från dig igen.
• Cirkulationen i lagret ökar – Om du lagrar dina produkter i lagerlokaler kan du minska kostnaderna för lagring genom att dina produkter ligger kortare tid på hyllorna.
• En mer effektiv distributionsprocess – Genom att förbättra din hanteringstid kan du se till att dina medarbetare arbetar effektivt och att det inte blir några onödiga arbetskostnader.

Långsammare hanteringstider kan orsaka följande problem:

• Många supportärenden – Kunderna kan komma kontakta dig för att få uppdateringar om sina ordrar, vilket tar mycket tid att svara på.
• Kundernas förväntningar kunde inte mötas – Vissa kunder förväntar sig att ordrarna kommer fram inom bara några dagar. Om ett företag inte uppfyller deras förväntningar kan det hända att kunden inte kommer att beställa från det företaget igen.
• Högre kostnader – Ineffektiv hantering kan leda till att anställda arbetar längre tider och till att produkter tar upp plats på lagerhyllor, vilka båda leder till högre kostnader för ett företag.

Förstå dina hanteringstider

Du kan ofta hitta sätt att göra distributionsprocessen mer effektiv när du förstår varje steg som du vidtar för att behandla en order. Att ta bort onödiga steg, att slå ihop två steg till ett eller att genomföra två uppgifter samtidigt kan bidra till att minska din hanteringstid.

Steg 1– Gruppera dina produkter

Överväg hanteringsstegen för varje produkt som du säljer. Om några produkter delar samma steg kan du gruppera dem tillsammans.

Anta att du exempelvis säljer T-shirts, hattar och smycken. När du hanterar ordrar med hattar och T-shirts kanske du bara behöva placera dem i ett vadderat kuvert, skriva ut en fraktsedel och leverera kuvertet till din transportör. När du hanterar ordrar med smycken kanske du behöver ge produkten en sista finish, lägga den i en liten smyckeslåda, dekorera lådan, placera den i en fraklåda, skriva ut en fraktsedel och sedan leverera den till din transportör. I det här scenariot skulle du ha två grupper av distributionsprocesser.

Steg 2 – Skapa en lista över hanteringssteg för varje produktserie

I varje produktgrupp bör du lista varje steg som du tar för att hantera en produkt i den gruppen.

Anta att du exempelvis säljer utskrifter av dina teckningar och skriver ut dem på beställning med hjälp av ett lokalt tryckeri. Din distributionsprocess kan då vara följande:

1. Öppna e-postmeddelandet med orden.
2. Granska tryckets som beställs, öppna sedan din e-postklient och skriv ett e-postmeddelande till det lokala tryckeriet.
3. Bifoga filen med trycket i e-postmeddelandet och skicka.
4. Vänta på en e-postbekräftelse från tryckeri om att utskriften är klar.
5. Kör till tryckeriet, betala för utskriften och hämta sedan ut den.
6. Kör hem.
7. Förpacka trycket.
8. Köp och skriv ut fraktsedeln och fäst den på paketet.
9. Kör till budföretagets avlämningsplats.
10. Lämna paketet.

Steg 3 – Lämna extra information för varje steg

Lägg till extra information i stegen, till exempel följande:

• Den tid som varje steg tar
• Eventuella extra åtgärder som krävs från dig
• Eventuellt extra material som krävs för steget

Steg 4 – Skapa hanteringssteg för ordrar med produkter från olika grupper

Ta butiken med hatten, T-shirten och smycket från steg 1 som exempel. Du behöver en separat uppsättning steg för ordrar som omfattar förpackning av både en hatt och ett smycke.

Förbättra dina hanteringstider

När du har förstått dina steg för att hantera en order kan du överväga följande sätt att förbättra varje process:

• Markera alla steg som kan förberedas i förväg. Om du till exempel förbereder lådan eller flyttar lagret från lagerlokalen till leveransstationen.
• Automatisera alla manuella uppgifter så mycket som möjligt.
• Om du använder Shopify Shipping kan du köpa fraktsedlar i bulk.
• Hitta alla steg som kan hända samtidigt. Om du till exempel behöver vänta i 15 minuter ska du överväga om ett senare steg kan utföras under den tiden.
• Ta bort eventuellt onödiga steg.

Du kan till exempel förbättra distributionsprocessen för konsttrycket från steg 2 på följande sätt:

• Steg 1-3 kan kombineras - Ladda upp alla dina tryck till en molnbaserad fillagringstjänst, till exempel Google Drive eller Dropbox. Ge ditt lokala tryckeri tillgång till utskrifterna. Ställ in ditt lokala tryckeri som en specialanpassad distributionstjänst i din Shopify-administratör. Justera till sist dina Shopify-inställningar för att distribuera ordrar automatiskt.

• Steg 8 kan inträffa under steg 4 – Förbered paketet genom att skriva ut fraktsedeln och fästa den på paketet medan du väntar på e-postbekräftelse från ditt tryckeri.

• Steg 6 kan tas bort – Om du förbereder paketet och fraktsedeln innan du hämtar utskriften kan du paketera utskriften så snart du mottar den och sedan köra direkt till budföretagets avlämningsplats.

När du har gjort ändringarna ovan blir din distributionsprocess vara följande:

1. Öppna e-postmeddelandet med orden.
2. Köp och skriv ut fraktsedeln och fäst den på paketet.
3. Vänta på en e-postbekräftelse från tryckeri om att utskriften är klar.
4. Kör till tryckeriet med förpackningen, betala för trycket och hämta sedan ut det.
5. Avsluta förpackningen av produkten.
6. Kör till budföretagets avlämningsplats.
7. Lämna paketet.

Se följande lista för att utforska andra sätt att automatisera dina processer:

• Automatisera orderhantering
• Produktivitetsverktyg i Shopify-admin
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Utforska alternativen för distributionscenter

Överväg att arbeta med ett distributionscenter om det blir för tidskrävande att hantera beställningar själv. Distributionscentra kan behandla och leverera orders för din räkning, vilket frigör tid för dig att fokusera på andra delar av ditt företag.

Överväg att utforska följande alternativ:

• Shopifys distributionsnätverk
• Utforska lokala lager

Planera i förväg

Om du planerar en försäljning eller driver ett företag som är starkt påverkat av tiden på året bör du se till att ditt företag är förberett för en högre volym av ordrar.

Nedan följer några sätt som du kan förbereda dig på:

• Se till att du har tillräckligt med hjälp.
• Förbered dina produkter några dagar före händelserna.
• Se till att du har tillräckligt med frakt- och förpackningsmaterial, till exempel lådor, tejp, påsar, skrivarpapper, bläck och etiketter.
• Känn till ditt huvudbuds sluttider och planera runt dessa . Om ditt bud exempelvis inte accepterar leveranser efter 16:00 bör du slutföra alla dina ordrar till 15:30.

Skriv ner saker som tog slut eller steg som tog lång tid för att vara förberedd inför framtida händelser. Överväg om flera medarbetare skulle ha sänkt din hanteringstid eller om det finns sätt att automatisera tidskrävande manuella uppgifter.