Forstå og redusere behandlingstid

Behandlingstiden er tiden mellom når en bestilling legges inn av en kunde og når bestillingen sluttføres av butikken. Bestillinger som krever frakt regnes som sluttført når butikken gir forsendelsen til et budfirma.

Gjennomgang av bestillingen, utskrift av sendingsetiketter, pakking av produkter og overlevering av forsendelsen til et budfirma bidrar alle til bestillingens behandlingstid.

Avhengig av din virksomhet, vil du ha ulik grad av kontroll over behandlingstiden. Hvis du direktefrakter, kan du bare kontrollere hvilke leverandører du jobber med, og hvor raskt du legger inn bestillinger hos dem. Hvis du sender produkter selv, kontrollerer du alt fra hvor raskt du pakker produktet til når du leverer forsendelser til budfirmaene.

Påvirkning av behandlingstider

Raskere behandlingstid kan gi følgende fordeler:

• Billigere frakt – Du har kanskje muligheten til å velge langsommere fraktalternativer og fremdeles sørge for at forsendelsene ankommer innen rimelig tid.
• Høyere kundetilfredshet – Når en kunde mottar en bestilling raskt, kan det øke tilliten til virksomheten din og gi en positiv opplevelse. Dette kan føre til en større sjanse for at kunden bestiller fra deg igjen.
• Lagerbeholdningen omsettes raskere – Hvis du oppbevarer produktene dine på lager, vil produktene dine ligge kortere på hyllen, som vil kunne redusere lagerkostnadene.
• En mer effektiv innfrielsesprosess – Ved å forbedre behandlingstiden kan du sørge for at de ansatte jobber effektivt, og at det ikke er noen unødvendige personalkostnader.

Langsommere behandlingstider kan føre til følgende problemer:

• Mer kundestøtte – Det kan være at kundene tar kontakt for å få informasjon om bestillingene sine, og det kan ta mye tid å svare dem.
• Forventninger som ikke oppfylles – Noen kunder kan forvente at bestillinger kommer frem i løpet av noen få dager. Hvis en butikk ikke oppfyller disse forventningene, kan det være at kunden ikke bestiller fra denne virksomheten igjen.
• Høyere kostnader – Ineffektive behandlingstider kan føre til at ansatte jobber lenger og produkter som tar opp plass på lageret, og begge deler kan føre til større kostnader for virksomheten.

Forstå behandlingstider

Når du forstår hvert trinn du gjør for å behandle en bestilling, kan du ofte finne måter å gjøre innfrielsesprosessen mer effektiv på. Hvis du fjerner unødvendige steg, kan du kombinere to trinn til ett, eller gjøre to oppgaver på samme tid for å redusere behandlingstiden.

Trinn 1 – Grupper produktene

Vurder behandlingstrinnene for hvert produkt du selger. Hvis noen produkter deler de samme stegene, grupperer du dem sammen.

La oss si at du selger T-skjorter, luer og smykker. For å behandle bestillinger for luer og T-skjorter, trenger du kanskje bare å plassere dem i en polstret konvolutt, skrive ut en fraktetikett og levere konvolutten til budfirmaet. Hvis du imidlertid vil behandle bestillinger på smykker, må du kanskje polere produktet, legge det i en liten smykkeeske, dekorere esken, legge den i emballasjen, skrive ut en etikett og levere den til budfirmaet. I dette scenariet vil du ha to grupper med innfrielsesbehandling.

Trinn 2 – Opprett en liste over behandlingstrinn for hver produktgruppe

For hver gruppe med produkter må du liste opp hvert steg du tar for å behandle en bestilling for et produkt i denne gruppen.

La oss si at du selger trykk av kunstverket ditt og skriver dem ut på forespørsel gjennom et lokalt trykkeri. Innfrielsesprosessen din kan være som følger:

1. Åpne bestillings-e-posten.
2. Gjennomgå bestillingen av trykk, åpne e-postklienten din og start en e-post til det lokale trykkeriet.
3. Last opp trykkfilen til e-posten, og send deretter e-posten.
4. Vent på en e-postbekreftelse fra trykkeriet om at trykket er klart.
5. Kjør til trykkeriet for å betale og hente ut trykket.
6. Kjør hjem.
7. Pakk trykket.
8. Kjøp og skriv ut fraktetiketten, og fest den på pakken.
9. Kjør til budfirmaets leveringssted.
10. Lever pakken.

Trinn 3 – Gi hvert trinn ekstra detaljer

Legg til ekstra detaljer i steg, for eksempel følgende:

• Hvor mye tid hvert steg tar
• Eventuelle ekstra handlinger som trengs fra deg
• Eventuelle ekstra materialer som kreves for steget

Trinn 4 – Opprett behandlingstrinn for bestillinger som har produkter fra ulike grupper

Tenk deg for eksempel scenariet med en butikk som selger luer, t-skjorter og smykker fra steg 1. Du trenger et separat sett med trinn for bestillinger som inkluderer pakking av både en lue og et smykke.

Forbedre behandlingstidene

Når du forstår trinnene dine for å behandle en bestilling, bør du vurdere følgende måte for å forbedre hver prosess:

• Fremhev eventuelle steg som kan forberedes. For eksempel, gjøre klar esken eller flytte lagerbeholdning fra lageret til fraktstasjonen.
• Automatiser eventuelle manuelle oppgaver så mye som mulig.
• Hvis du bruker Shopify Shipping, kan du kjøpe mange fraktetiketter av gangen.
• Finn alle steg som kan forekomme samtidig. Hvis for eksempel et steg krever at du venter 15 minutter, bør du vurdere om et senere steg kan gjøres i løpet av den tiden.
• Fjern unødvendige steg.

Du kan for eksempel forbedre prosessen for innfrielse av kunsttrykk fra steg 2 på følgende måter:

• Trinn 1–3 kan kombineres – Last opp alle trykkene til en skybasert fillagringstjeneste, som Google Drive eller Dropbox. Gi ditt lokale trykkeri tilgang til trykkene. Konfigurer det lokale trykkeriet som en tilpasset oppfyllelsestjeneste i Shopify-administrator. Til slutt justerer du Shopify-innstillingene for å automatisk oppfylle bestillinger.

• Steg 8 kan skje i løpet av trinn 4 – Mens du venter på e-postbekreftelsen fra trykkeriet, klargjør du pakken ved å skrive ut fraktetiketten og feste den på esken.

• Steg 6 kan fjernes – Hvis du klargjør pakken og etiketten før du plukker opp trykket, kan du pakke trykket så snart du mottar det, og deretter kjøre direkte til budfirmaets leveringssted.

Etter du har gjort endringene ovenfor, vil innfrielsesprosessen din være som følger:

1. Åpne bestillings-e-posten.
2. Kjøp og skriv ut fraktetiketten, og fest den på pakken.
3. Vent på en e-postbekreftelse fra trykkeriet om at trykket er klart.
4. Kjør til trykkeriet med emballasjen, og betal og hent ut trykket.
5. Fullfør pakking av produktet.
6. Kjør til budfirmaets leveringssted.
7. Lever pakken.

Se følgende liste for å utforske andre måter å automatisere prosessene på:

• Automatiser bestillingsbehandling
• Produktivitetsverktøy i Shopify-administratoren
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Utforsk alternativer for oppfyllingssentre

Hvis det blir for tidkrevende å behandle bestillinger selv kan du vurdere å samarbeide med et oppfyllingssenter. Oppfyllingssentre behandler og sender bestillinger på dine vegne, noe som frigjør tid til å fokusere på andre områder i bedriften.

Vurder å utforske følgende alternativer:

• Shopifys distribusjonsnettverk
• Undersøke lokale lagre

Planlegg på forhånd

Hvis du planlegger et salg eller driver en virksomhet som er sterkt påvirket av sesonger, må du sørge for at virksomheten din er klar for et høyere antall bestillinger.

Nedenfor er noen måter du kan forberede deg:

• Sørg for at du har nok hjelp.
• Klargjør produktene dine et par dager før aktivitetene.
• Sørg for at du har nok frakt-og emballasjemateriale, for eksempel esker, bånd, forsendelser, skriverpapir, blekk og etiketter.
• Kjenn tidsfristen til det viktigste budfirmaet ditt og planlegg rundt disse tidene. For eksempel, hvis budfirmaet ikke godtar forsendelser etter kl. 16.00, må du klargjøre alle bestillingene dine innen kl. 15.30.

For å hjelpe deg med å planlegge for fremtidige arrangementer, må du notere deg ting du går tom for eller steg som tok lang tid. Vurder om flere ansatte ville ha redusert behandlingstiden din, eller om det finnes måter å automatisere eventuelle tidkrevende manuelle oppgaver.