Käsittelyajan ymmärtäminen ja lyhentäminen

Käsittelyaika on aika, joka kuluu asiakkaan tekemän tilauksen ja kauppiaan tekemän jakelun välillä. Tilaukset, jotka edellyttävät toimitusta, katsotaan jaelluksi, kun yritys antaa lähetyksen kuljetuspalvelun toimitettavaksi.

Tilauksen tarkistaminen, lähetystarrojen tulostaminen, tuotteiden pakkaaminen ja toimitusten siirtäminen kuljetuspalvelulle vaikuttavat tilauksen käsittelyaikaan.

Yrityksestäsi riippuen sinulla on erilaiset mahdollisuudet vaikuttaa käsittelyaikaan. Jos käytät suoratoimitusta toimitusmetodinasi, ainoa vaikutusmahdollisuutesi on vaikuttaa käyttämiisi toimittajiin sekä siihen, miten nopeasti tilaat heiltä. Jos toimitat tuotteita itse, pystyt hallitsemaan koko prosessia alkaen siitä, miten nopeasti pakkaat tuotteen ja päätyen siihen, kun jätät lähetyksen kuljetuspalvelun toimitettavaksi.

Käsittelyaikojen vaikutus

Nopeammilla käsittelyajoilla saat seuraavat edut:

• Halvempihintainen toimitus - Sinulla voi olla mahdollisuus valita hitaampia toimitusvaihtoehtoja, mutta asiakas saa edelleen toimituksensa kohtuullisen ajan sisällä.
• Suurempi asiakastyytyväisyys - Kun asiakas saa tilauksensa nopeasti, nopeus voi lisätä asiakkaan luottamusta yritystäsi kohtaan ja antaa asiakkaalle positiivisen kokemuksen. Tämä puolestaan voi johtaa siihen, että asiakas tilaa sinulta toisenkin kerran.
• Nopeutunut varaston kierto - Jos varastoit tuotteita, mitä lyhyemmän ajan tuotteesi ovat hyllyillä, sitä pienemmät ovat varastointikustannuksesi.
• Tehokkaampi jakeluprosessi - Käsittelyaikoja nopeuttamalla varmistat, että työntekijäsi työskentelevät tehokkaasti eikä turhia työvoimakustannuksia tule.

Hitaista käsittelyajoista voi seurata seuraavia ongelmia:

• Tuen antamisesta johtuvat kulut - Asiakkaat saattavat ottaa sinuun yhteyttä saadakseen päivityksiä tilauksiinsa, jolloin yhteydenottoihin vastaaminen voi viedä paljon aikaa.
• Täyttämättä jääneet odotukset - Jotkut asiakkaat saattavat odottaa saavansa tilauksensa vain muutamassa päivän kuluessa. Jos yritys ei täytä odotuksia, asiakas ei ehkä enää tilaa uudelleen kyseisestä yrityksestä.
• Kohonneet kustannukset - Tehottomat käsittelyajat voivat johtaa siihen, että työntekijät tekevät pidempiä tunteja ja tuotteet vievät varastotilaa, mikä aiheuttaa lisäkuluja liiketoiminnallesi.

Käsittelyaikojen ymmärtäminen

Kun ymmärrät, mitä jokainen tilauksen käsittelyyn liittyvä vaihe tarkoittaa, jakeluprosessista voi useinkin tulla aiempaa tehokkaampi. Tarpeettomien vaiheiden poistaminen sekä kahden vaiheen yhdistäminen tai kahden vaiheen suorittaminen samanaikaisesti voi lyhentää käsittelyaikaa.

Vaihe 1- Ryhmittele tuotteesi

Mieti, millaiset myymiesi tuotteiden käsittelyvaiheiden tulisi olla. Jos kaikilla tuotteilla on samat vaiheet, tee niistä yksi yhtenäinen ryhmä.

Oletetaan esimerkiksi, että myyt T-paitoja, hattuja ja koruja. Jotta voisit käsitellä hattuja ja T-paitoja, sinun tarvitsee vain asettaa ne pehmustettuihin kirjekuoriin, tulostaa lähetystarra ja viedä kirjekuori kuljetuspalvelulle. Mutta jotta voisit käsitellä korujen tilauksia, saatat joutua esimerkiksi kiillottamaan tuotteen, asettamaan sen korurasiaan, koristelemaan rasian, asettamaan sen toimituspakkaukseen, tulostamaan tarran ja toimittamaan pakkauksen kuljetuspalvelulle. Tällaisessa tilanteessa sinulla on käsissäsi kaksi jakeluun liittyvää tuoteryhmää.

Vaihe 2 - Luo luettelo kunkin tuoteryhmän käsittelyvaiheista

Luettele jokaisen tuoteryhmän osalta kaikki vaiheet, jotka teet käsitellessäsi kyseisen tuoteryhmän tilausta.

Oletetaan esimerkiksi, että myyt tulosteita kuvitusmateriaalistasi ja tulostat niitä kysynnän mukaan paikallisen tulostusyrityksen kautta. Jakeluprosessisi voisi tällöin olla seuraavanlainen:

1. Avaa tilaajan lähettämä sähköposti.
2. Tarkista asiakkaan pyytämä tuloste ja luo sähköpostiohjelmassa uusi viesti, jonka lähetät paikalliselle painotalolle.
3. Liitä tulostetiedosto sähköpostiviestiisi ja lataa viesti.
4. Odota painotalon lähettämää sähköpostivarmistusta siitä, että tulostustyö on valmis.
5. Aja painotalolle, maksa tulostuksesta ja ota tuloste.
6. Aja kotiisi.
7. Paketoi tuloste.
8. Osta ja tulosta lähetystarra ja liitä se pakettiin.
9. Aja kuljetuspalvelun pakettien jättöpisteeseen.
10. Jätä paketti jättöpisteeseen.

Vaihe 3 - Anna jokaista vaihetta koskevat lisätiedot

Lisää lisätiedot esimerkiksi seuraaviin työvaiheisiin:

• Jokaisen vaiheen kesto
• Kaikki sinulta vaadittavat tarvittavat lisätoimenpiteet
• Kaikki kyseistä vaihetta varten vaadittavat materiaalit

Vaihe 4- Laadi käsittelyohjeet tilauksille, joihin kuuluu eri tyhmiin kuuluvia tuotteita

Mieti esimerkiksi hatun, T-paidan ja koruja käsittäneen vaiheen 1 tilannetta. Tarvitset erilliset toimenpiteet tilauksille, joissa on sekä hattu että koruja.

Nopeuta käsittelyaikojasi

Kun ymmärrät, mitä eri vaiheita tilauksesi käsittelyyn kuuluu, mieti, voisitko parantaa prosesseja seuraavin tavoin:

• Kiinnitä huomiota vaiheisiin, jotka voidaan tehdä etukäteen. Näihin kuuluvat esimerkiksi lähetyslaatikon tekeminen valmiiksi tai varastossa olevan materiaalin siirtäminen varastosta toimituspaikalle.
• Automatisoi manuaaliset tehtävät mahdollisimman hyvin.
• Jos käytät Shopify Shipping -palvelua, osta lähetystarrat yhdessä erässä.
• Etsi toimenpiteitä, jotka voidaan suorittaa samalla kertaa. Jos esimerkiksi jokin vaihe edellyttää, että joudut odottamaan 15 minuuttia, mieti, voitaisiinko jokin myöhempi vaihe suorittaa kyseisenä aikana.
• Poista tarpeettomat vaiheet.

Voit esimerkiksi parantaa vaiheessa 2 kuvattua kuvitusmateriaalin tulostuksen käsittelyprosessia seuraavilla tavoilla:

• Vaiheet 1–3 voi yhdistää - Lataa kaikki aineistosi pilvipohjaiseen tallennuspalveluun, kuten Google Drive tai Dropbox. Anna lähialueesi tulostuspalvelulle pääsy tiedostoihin. Määritä tulostuspalvelu Shopify Adminissa mukautetuksi jakelupalveluksi. Vaihda lopuksi Shopify-asetuksiisi tilausten automaattinen jakelu.

• Vaihe 8 voidaan toteuttaa vaiheessa 4 - Kun odotat sähköpostivahvistusta painotalosta, tee asiakkaalle lähtevä paketti valmiiksi tulostamalla lähetystarra ja kiinnittämällä se pakettiin.

• Vaihe 6 voidaan poistaa - Jos teet paketin ja tarran valmiiksi ennen kuin saat tulosteen, voit pakata tulosteen heti kun saat sen ja ajaa sitten suoraan kuljetuspalvelun toimituspaikkaan.

Kun olet tehnyt edellä mainitut muutokset, jakeluprosessisi voisi olla seuraavanlainen:

1. Avaa tilaajan lähettämä sähköposti.
2. Osta ja tulosta lähetystarra ja liitä se pakettiin.
3. Odota painotalon lähettämää sähköpostivarmistusta siitä, että tulostustyö on valmis.
4. Aja painotaloon paketti mukanasi, maksa tulosteesta ja ota se mukaasi.
5. Viimeistele tuotteen lähetyspaketti.
6. Aja kuljetuspalvelun pakettien jättöpisteeseen.
7. Jätä paketti jättöpisteeseen.

Seuraavassa luettelossa on lisätietoja prosessien automatisointitavoista:

• Automatisoi tilausten käsittely
• Tuottavuustyökalut Shopify Adminissa
• Jos tämä sitten tuo (IFTTT)
• Zapier

Tutustu jakelukeskusvaihtoehtoihin

Jos tilausten käsittely vie liikaa aikaasi, harkitse yhteistyöhön ryhtymistä jakelukeskuksen kanssa. Jakelukeskukset käsittelevät ja lähettävät tilaukset puolestasi, jolloin sinulle jää enemmän aikaa keskittyä liiketoimintasi muihin alueisiin.

Harkitse seuraaviin vaihtoehtoihin tutustumista:

• Shopify Fulfillment Network
• paikalliset varastot.

Valmistautuminen tulevaan

Jos suunnittelet myyntiä tai liiketoimintaa, joka riippuu vuodenaikojen vaihtelusta, varmista, että yrityksesi on valmis ottamaan vastaan suuriakin tilausmääriä.

Seuraavassa on kuvattu muutamia tapoja, joilla voit valmistautua tällaiseen tilanteeseen:

• Varmista, että sinulla on riittävästi apuhenkilökuntaa saatavilla.
• Valmistele tuotteesi toimitusvalmiiksi muutama päivä ennen tapahtumaa.
• Varmista, että sinulla on riittävästi pakkausmateriaalia, kuten laatikoita, teippiä, postituskuoria, tulostepaperia, mustetta ja tarroja.
• Opettele tärkeimpien kuljetuspalveluidesi aikarajat sekä niihin liittyvät toiminnot. Jos jokin kuljetuspalvelu ei esimerkiksi hyväksy lähetyksiä kello 16:00 jälkeen, jakele kaikki tilauksesi kello 15:30 mennessä.

Jotta voisit suunnitella tulevia tapahtumia, pidä kirjaa tuotteista, jotka ovat loppuneet tai toimenpiteistä, joiden tekeminen kesti sinulta kauan. Harkitse, olisiko lisähenkilöstön palkkaaminen lyhentänyt tilausten käsittelyaikaa vai olisiko tarjolla tapoja, joilla voisit automatisoida aikaa vieviä manuaalisia tehtäviä.